Compte rendu de la réunion d'avancement CF 3D 2018 du 14 janvier

CR 3D Equipe CR 14 Janvier 2018

Personnes Présentes:
Jean-François, Nathalie, Philippe, Jean-Michel,
Isabelle, Corinne, Matthieu, Xavier,
Violette, Marylyne, Dominique, Nathan

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Coordination : Michel Morand (suppléé par Jean-François Dourneau)
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Le comité de pilotage est autonome dans sa gestion sauf sur les points suivants qui nécessitent l'aval du comité de direction de l'ACA:
+ L'utilisation de l'image de l'Archerie Club d'Antony
+ La trésorerie (convention, financement, ...)

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Terrain et Parcours: Dominique Saubion et Marie-line Barrault
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+ Recherche du terrain:
Accords oraux (cf terrain présentation lors de l'AG)
La contractualisation est en cours : Jean-François Dourneau (la date du 15 Janvier est à redéfinir)

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+ Ciblerie/Animaux :
31 Janvier : finir la liste des besoins
15 Février : fin des appels d'offre de toutes les bêtes auprès de tous les fournisseurs identifiés.
1er Mars : Lancer la ou les commandes

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+ Revente des bêtes après concours:
Faire une pré-liste pour permettre au club de se positionner : date à définir.

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Sponsoring: Nathalie Willemenot assisté par Philippe Hubert
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+ CR sur le site/forumActif
Le dernier compte rendu a été déposé

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+ Book :
Il faut un minimum de 24 pages qui devrait être atteint :
  - 13 pages de contenu
  - reste à faire :
      - une double page pour les besoins et le budget
      - une double page pour nos attentes par rapport des entreprises
      - une double page sur le lieu de la compétition
      - les photos et autres illustrations
Il faudra prévoir une version de powerpoint du book à laisser au format pdf lors du démarcharge.
Il faudra aussi envisager une version light en cas de disponibilité limité des contacts à démarcher (speech de 2 ou 5 minutes).

Informations nécéssaires:
- Composition du podium : 6 équipes de 3 archers + 1 coach : soit 24 personnes.
- Logo du club avec couleur de fond transparente (des travaux ont été réalisés par la société de Jêrome Tournois mais n'appartienne pas l'ACA)
- Logo de l'évenement: Si le Logo n'est pas prêt il sera remplacé dans un premier temps par le logo du club afin de ne pas être bloqué dans les actions.

Le book sera soumis à validation du codir (engagement de l'image du club)
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+ Sponsors :
Un fichier a été déposé sur le site
- l'ensemble des prospects/entreprises avec les contacts et l'apporteur
- Il faut contractualiser avec les entreprises et ceux qui nous aident: une fiche type d'engagement sera mise le site : date de dépot du fichier à définir.

Toute personne ayant un contact potentiel à démarcher doit se rapporcher de Philippe qui va le référencer.

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+ Informations détaillées (et listées par Philippe):
- Opportunité vis-à-vis d’un médecin traitant (Xavier)
- Opportunité vis-à-vis des infirmières (Thiphaine)
- Tables et chaises : possibilité via Corinne auprès d’une association (attention au transport)
- Barnum : 19 unités de 3m x 3m auprès du comité régional (Violette)
- Barnum : 2 unités de 4m X 12m via Corinne auprès d’une associaiton (attention au transport)
- Fleurs via Corinne (Connaissance ayant accès au Marché de Rungis)
- Fleurs via Matthieu
- Nouveau besoin: Pépignériste pour agrémenter le podium: à investiger

Rappel: chaque équipe doit lister ces besoins et les transmettre à Philippe qui va les consolider dans le fichier excel sur le site/forum

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+ Crowdfounding:
- Le pitch crowdfounding sera prêt fin Janvier
- Le site/entreprise n'est pas encore choisi: deux pistes sont en cours: ulule et fostburit (mais la liste n'est pas définitive)

Le pitch sera soumis à la validation du comité de direction (engagement de l'image du club)
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+ Subvention:
- Le budget previsionnel sera établi par l'équipe de coordination sur la base des besoins des équipes. Ce point n'est pas traité par la trésorerie.
- La sécuritation des subvention est gérée par l'équipe de coordination et le président du comité de direction de l'ACA (Jean-François)
- Démarcharge de la communauté d'agglomération de Magny les hameaux: prospection par Isabelle via ses contacts.

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Logo Affiche (Graphisme): Corinne Leroy
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La création du logo de l'évenement risque de prendre plus de temps.
afin de ne pas retarder les équipes en attente (Book pour le sponsoring, Informatique pour le site web, ...), il faudra dans un premier temps utiliser le logo de l'ACA

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Village: Isabelle LINDREC-GROS
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7 Exposants ont repondu favorablement. La contreparti demandée est une dotation à la tombola plutôt qu'une location de stand.
Archerie Mobile sera accueilli au titre d'oeuvre de charité.

A titre de référence, la tombola à de Sault les chartreux a raporté 2000 euros.
Pour plus de visibilité sur le volume de billets et le prix untiaire, Isabelle refera le point à l'occasion.

Les personnes ayant des pistes d'exposants doivent se rapprocher d'Isabelle.

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RESTAURATION: Pilote à identifier auprès des autres membres de l'ACA
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- Les repas sont reservés et payés à l'avance par les équipes (environ 80-90 archers)
- Il faut compter environ 60 repas pour les bénévoles, les arbitres et les officiels
- Au total cela fait 150 repas le samedi et 150 repas le dimanche.

Les repas ne sont pas des sandwichs.
Repas chauds ou repas froids: il est peut être préferable d'avoir du froid pour simplfier le service.

Isabelle s'est rapprochée pour avoir une proposition de Gislaine (archère de Marcoussis) qui peut gérer 120 repas et à fait une proposition de menu.
Elle aura besoin d'aides de cuisine.
La cuisine est-elle faite sur place ou fait-il prévoir le transport ?

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BUVETTE: Pilote à identifier auprès des autres membres de l'ACA
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Non discuté lors du point

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GREFFE ET RESULTAT: Pas de pilote
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Non discuté lors du point

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HEBERGEMENT: Valérie MOULIN
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Non discuté lors du point.
Rappel: l'événement golf organisé à Saint Quentin ne va pas faciliter la tache.

avec retard je viens de lire le compte rendu je vois que vous avez bien travaillé.

 merci pour ce compte rendu